ビジネス心理学

長電話の人ほど仕事ができない?転職をくりかえして発見した上司たちのある共通点

こんにちは@DJやきいもです。

私は転職をくりかえした青い鳥症候群のものです。

青い鳥症候群とは、”今よりもっと良い所がある”と転職をくりかえすこと。

これまでに経験してきた会社は5社。逃げ癖が功を奏してなのかビジネスにおける経験値は積んできたほう。(異なる世界を見てきたというだけですが)各社を経験してある共通点を発見しました。

それを今日はお伝えしたく筆をとっています。

ビジネスに欠かせない電話のやりとり

社内であれ対顧客であれ必要になってくるのが”電話”というツール。

「3コール以内!!!厳守!!!新人は!!!」

入社してまずは電話番からスタートってとこも多いかもしれませんね。

業務連絡

社内の人間とのやり取りなら、致し方ないですよ。

むしろ密に連絡を取り合って円滑に業務を遂行すべきですもんね。支店→本店とのやりとりなんかも日常茶飯事ですしね。まぁまぁ、必要最低限度の連絡で終わるのがフツー。

ところがね。

いるんですよ、業務連絡にかこつけて仲間内でいらんことようしゃべる人が…会社は学校じゃありません。ましてやその雑談さえも賃金が発生してるんです。

社会では”誰かに見られている”ということを意識して業務に取り組むようにしましょう。

雑談

内容の2割くらいしか必要な業務連絡はないのに、終わらない終わらない。

あとの8割は?

そうですよ、雑談です。しょうもない内容の…おっと、しょうもないというと語弊がありますね。失礼しました。業務連絡をむしろクッションにして、本音を探るクレバーな人もなかにはいますよね~。

社内での評価を気にしてたり、自分の業績アップにつなげる必要なリサーチとして。まぁ、結果として会社にプラスになるのであれば目をつぶりましょう。

しかし会社のカネで(電話代)ケチって同期との愚痴大会のために時間を割く人、いるんですよ。

あれはダメですね。

そういう人に限ってミスが多かったり進捗がよろしくなかったりしがちです。(やきいも調べ)周囲に仕事をしている人がいるのにずーっと電話でペチャクチャはあまり感じ良くないですからね…

そうならないように、反面教師として学んでおきましょう。

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優先順位は?

雑談が多い人に限って自分の業務をあまり把握できていません。

『今日の17時までに提出の書類』がある人が、16時半から長電話するでしょうか。予定が詰まっているのならばそんな余裕ないはずですよね。

つまり、仕事の優先順位をきちんと設定しているかどうかの違いです。アポがあるのに別のことをしてしまう人、意外に多いんですよね。(やきいも調べ)

要するに、『おいおい。今それやっちゃうの!?』っていう人。時間は限られています。無限にはありませんから、物事に”何からやっていくべきなのか”の順位をつけながら進めていきましょう。

長電話マンは優先順位がつけられない人に多い。
 
 

電話は時間を拘束する魔のツール

time is money

ビジネスは時間との勝負です。いかに効率よく、的確に業務をこなし結果としてプラスにつなげるか。

雑談で無駄に使っていた1時間を、商談に回したらどうでしょう。契約がとれていたかもしれません。

時間は全世界に共通の項目です。ビジネススキル、シーンに関係なく。どう使うかは、すべてアナタ次第。そしてビジネスにおいては、相手にとっても無駄な時間をとらせないよう工夫することが大事です。

マナーというか、最低限の配慮ですね。連絡手段として?それとも暇つぶし?

電話がついつい長引いて、相手の予定を押してしまったなんてことないように。取引先や相手先にも時間を”取ってもらっている”という意識が非常に大事です。

時間はシェアする意識をもって心がけましょう。

時間は世界共通のもの。相手の都合もイメージできるようになろう
 
 
 

ツールを使いこなそう

電話は、連絡手段としてはいち早く相手と会話ができる便利なツールですね。

例えば、以下のシーンではどんな連絡手段が有効でしょうか。

  • こちらのミスで得意先に謝罪
  • 2週間後の会議場所の変更連絡
  • 懇親会の連絡

まず一点目「こちら側のミスで謝罪」は、電話→直接謝罪。が一般的なフローですよね。ミスが発覚した時点で、まずは素直に相手先に一報を入れる。

それ以上の被害拡大をいち早く防ぐという意味合いです。(※もちろん時と場合によりますが)それからアポを取り直接顔を合わせて謝罪です。

こんなシーンで”メール”で済ませてしまっては相手からの印象は下がってしまいますからね。

二点目、「2週間後の会議場所変更」

これは逆にメールのみでも良いかと思います。

時間的余裕もある段階ですから、メールにて要件を伝える。近くなったら再度連絡というカタチが最善ですね。

 

3点目の「懇親会の連絡」

これもメールでOKではないでしょうか。先の予定のことはなるべく書面や記録であらかじめ報告しておくと良いでしょう。

これらすべて電話のみで済ましてしまうとどうでしょう。

”音声だけでのやりとり”になるので、伝え”モレ”が生じる可能性があります。

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中身の重要度が高いほど、直接会ってのコミニュケーションが大切ですね。

重要度に応じてコミニュケーションツールを考えよう!
 
 
 

まとめ

ということで長電話する上司のある共通点をまとめてみます。

  • 優先順位をつけられない
  • 時間を”取らせている”概念がない
  • ツールをうまく使いこなせていない

以上のような特徴が、長電話しがちなビジネスマンに多いということですね。

あくまでも私が経験してきた会社でのハナシなので、もちろん根拠もなければ統計的なアレもないですが…(;’∀’)私の場合には、こういった人が多かったですね。

やっぱり仕事ができる人は相手のことも考えているし優先順位もつけられる。そしてコミニュケーションもビジネスシーンに応じてふさわしいものを利用しています。

基本中のキホンかもしれませんが、なかなかそれができない人が多いのが現実です。(大きい声では言えませんが私も自信はありません(^^;)とくに新入社員の方は以上の点に留意して毎日の業務に取り組んでみると何か変わるかもしれませんね!

お読みいただきありがとうございました。

 

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DJやきいも
北海道在住。20代アラサー主婦。メンタル改善とマインドチェンジをテーマにビジネスから恋愛まで幅広い知識をご紹介。他にも自身の妊活記録やコラムなども公開中。